Quy chế, văn hóa và hệ thống vận hành
Nhóm Xây Dựng GT Hà Nội
Tổng hợp định hướng, cơ cấu phối hợp, quy trình làm việc, tiêu chí thành viên, chuẩn mực văn hóa và các mục tiêu vận hành của Nhóm.
Khẩu hiệu văn hóa: “Uy tín tạo niềm tin – Hợp tác tạo giá trị – Kỷ luật tạo thành công – Đoàn kết tạo sức mạnh.”
Mục tiêu & KPI năm 2026
Nhóm định hướng phát triển theo mô hình “Hệ sinh thái kết nối – Chia sẻ cơ hội – Đồng hành triển khai dự án”, lấy ba mạng lưới lõi gồm đơn vị thiết kế, tổng thầu và doanh nghiệp xây dựng làm nền tảng.
Nhịp hoạt động mỗi tuần
- 02 bài viết chuyên môn.
- 01 video.
- 01 câu chuyện thành công.
Nhịp hoạt động mỗi tháng
- 01 tọa đàm chuyên môn.
- 01 hoạt động kết nối.
- 01 chương trình tham quan doanh nghiệp.
Phân công vai trò trong hệ thống
Cơ cấu hoạt động gồm Ban Cố vấn, Trưởng Nhóm, Ban Thư ký, Ban Kiểm soát, Ban Thành viên, Ban Truyền thông – Sự kiện, Ban Kinh tế và Ban Kinh doanh Đối ngoại.
Trưởng Nhóm
Quan hệ đối ngoại cấp cao, ký kết hợp tác chiến lược và quyết định cuối cùng đối với các vấn đề thuộc thẩm quyền điều hành Nhóm.
Ban Thư ký
Điều phối công việc, theo dõi KPI, tổng hợp báo cáo và là đầu mối vận hành giữa các Ban.
Ban Kinh doanh Đối ngoại
Tìm kiếm nguồn việc, tiếp cận và phát triển đối tác, quản trị cơ hội và duy trì quan hệ trong suốt vòng đời dự án.
Ban Thành viên
Tuyển chọn, thẩm định, hội nhập, kết nối, chăm sóc và đánh giá hoạt động của hội viên.
Ban Truyền thông – Sự kiện
Xây dựng thương hiệu, lan tỏa hoạt động, tổ chức truyền thông trước – trong – sau sự kiện và lưu trữ tư liệu.
Ban Kiểm soát
Giám sát tuân thủ, kiểm tra trên cơ sở bằng chứng, đánh giá rủi ro và theo dõi việc khắc phục kiến nghị.
Ban Kinh tế
Quản lý nguồn lực tài chính, dự toán – quyết toán, kiểm soát chi phí và tham mưu phương án sử dụng kinh phí hiệu quả.
Nguyên tắc chung, quyền lợi, nghĩa vụ & kỷ luật
Nhóm được thành lập để kết nối doanh nghiệp ngành xây dựng, hỗ trợ phát triển kinh doanh, chia sẻ kiến thức quản trị, xúc tiến thương mại, nâng cao uy tín doanh nghiệp và hợp tác phát triển bền vững. Năm giá trị nền tảng là Đoàn kết – Kỷ cương – Kết nối – Giao thương – Thịnh vượng.
Nguyên tắc hoạt động
- Tuân thủ pháp luật, minh bạch và công khai.
- Tự nguyện, bình đẳng, hợp tác cùng có lợi.
- Không phân biệt quy mô, ngành nghề, tuổi doanh nghiệp hay chức vụ.
- Mọi thành viên đều có cơ hội như nhau trong các hoạt động chung.
Quyền lợi thành viên
- Tham gia giao thương, hội thảo và đào tạo.
- Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
- Được ưu tiên kết nối và giới thiệu đối tác.
- Được bảo vệ các quyền lợi chính đáng theo quy chế.
Nghĩa vụ thành viên
- Chấp hành Nội quy, Quy chế và các quyết nghị chung.
- Tham dự chương trình chung và hỗ trợ kết nối khi có khả năng.
- Không gây chia rẽ hoặc phát ngôn ảnh hưởng uy tín Nhóm.
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính nếu có.
Chế độ làm việc & thông tin chính thức
- Họp Ban Điều hành: 01 lần/tháng.
- Họp toàn thể: 01 lần/tháng.
- Hội nghị mở rộng: thực hiện theo kế hoạch.
- Kênh thông tin chính thức: nhóm Zalo, email, văn bản, Website/Fanpage.
Hành vi bị nghiêm cấm
- Lừa đảo, quảng cáo sai sự thật, thu phí trái phép.
- Nói xấu thành viên, gây chia rẽ nội bộ.
- Mạo danh Ban Điều hành.
- Sử dụng hình ảnh Nhóm khi chưa được phép.
4 mức xử lý vi phạm
Tài chính & khen thưởng
Nguồn tài chính có thể gồm hội phí, tài trợ, đóng góp tự nguyện và thu từ chương trình. Mọi khoản thu chi phải công khai, minh bạch, có chứng từ và báo cáo định kỳ.
Thành tích kết nối giao thương, đóng góp tích cực, hỗ trợ cộng đồng và phát triển hội viên có thể được ghi nhận bằng giấy khen, vinh danh, ưu tiên truyền thông hoặc xem xét bổ nhiệm.
10 bước từ nguồn việc đến chăm sóc khách hàng
Nguyên tắc vận hành: “Một đầu mối – Một quy trình – Một trách nhiệm”.
Tiếp nhận nguồn việc
Tìm kiếm khách hàng/dự án, tiếp nhận nhu cầu, thu thập hồ sơ ban đầu và báo cáo Ban Thư ký.
Kiểm tra thông tin
Kiểm tra pháp lý, khả năng tài chính, năng lực thực hiện và đánh giá mức độ rủi ro.
Phân công xử lý
Tiếp nhận hồ sơ, phân loại công việc, chỉ định đầu mối phù hợp và báo cáo Trưởng Nhóm phê duyệt.
Khảo sát và lập phương án
Khảo sát hiện trường, lập biện pháp, bóc tách khối lượng, lập tiến độ và phối hợp Ban Kinh tế.
Lập giá và hồ sơ
Lập dự toán, báo giá, kiểm tra hiệu quả tài chính và trình Trưởng Nhóm.
Đàm phán và ký kết
Phối hợp Ban Kinh tế, Ban Thành viên và Ban Thư ký; sau thống nhất trình Trưởng Nhóm ký kết.
Triển khai thi công
Ban Thư ký điều phối, Ban Kiểm soát giám sát, Ban Kinh tế kiểm soát chi phí.
Kiểm tra và nghiệm thu
Kiểm tra chất lượng, tiến độ, hồ sơ và lập biên bản nghiệm thu.
Thanh quyết toán
Lập hồ sơ thanh toán, quyết toán và theo dõi công nợ.
Chăm sóc khách hàng
Chăm sóc sau bàn giao, phối hợp bảo hành, khai thác dự án mới và cơ hội giới thiệu khách hàng.
Cách từng Ban vận hành và đo lường kết quả
Các quy trình dưới đây được rút gọn từ bộ tài liệu vận hành để dễ tra cứu trên website.
Mục tiêu xuyên suốt: Quan hệ ➔ Cơ hội ➔ Kết nối ➔ Chuyển giao ➔ Hợp tác ➔ Doanh thu ➔ Quan hệ bền vững.
6 cấp độ quan hệ:
C0 · Chưa biết
C1 · Đã biết
C2 · Có tương tác
C3 · Hợp tác
C4 · Đối tác chiến lược
C5 · Đối tác trọng điểm
Quy trình quản trị: xác định đối tượng → thu thập hồ sơ quan hệ → tiếp cận → phân tích mối quan hệ → phát hiện cơ hội → xác minh/chuyển giao → theo dõi → chăm sóc và nâng cấp quan hệ.
Công thức thực chiến: 100 quan hệ → 30 chất lượng → 10 đối tác chiến lược → 5 cơ hội lớn → 2–3 hợp đồng → doanh thu.
KPI vận hành tham chiếu:
- Khách hàng mới: ≥20/tháng; cuộc gặp đối tác: ≥15/tháng.
- Cơ hội kinh doanh: ≥10/tháng; hồ sơ chuyển Ban chuyên môn: ≥8/tháng.
- Hợp đồng ký thành công: ≥3/tháng; mức độ hài lòng khách hàng: ≥90%.
- Mở rộng mạng lưới chủ đầu tư, doanh nghiệp, thiết kế, tư vấn, nhà thầu và đối tác.
- Tìm kiếm cơ hội kinh doanh/dự án cho Nhóm.
- Xây dựng và duy trì quan hệ chiến lược.
- Kết nối cơ hội đúng thành viên, minh bạch và hiệu quả.
- Theo dõi cơ hội đến khi có kết quả, không dừng ở việc giới thiệu.
- Thông tin cá nhân/người quyết định.
- Thông tin doanh nghiệp, lĩnh vực, quy mô và nhu cầu.
- Lịch sử quan hệ: nguồn giới thiệu, lần gặp, nội dung trao đổi.
- Cơ hội: dự án, giá trị dự kiến, thời điểm và thành viên phù hợp.
Tiếp nhận → Xác minh → Đánh giá → Phân phối/Matching → Kết nối & bàn giao → Theo dõi & đánh giá kết quả.
Trưởng Ban: chiến lược, quan hệ cấp cao, đối tác trọng điểm, báo cáo. Phó Ban: triển khai, quản lý nhóm, theo dõi cơ hội. Cán bộ đối ngoại: tìm kiếm, tiếp cận, cập nhật CRM, phát hiện cơ hội, chăm sóc quan hệ.
8 bước: tiếp nhận hội viên mới → phê duyệt → hội nhập trong 07 ngày → kết nối kinh doanh → theo dõi hoạt động → hỗ trợ hội viên → đánh giá định kỳ → báo cáo trước ngày 25 hàng tháng.
- 100% thành viên mới được hội nhập đầy đủ trong 07 ngày.
- Tỷ lệ tham gia sinh hoạt duy trì trên 80%.
- Trên 70% thành viên phát sinh kết nối/giao thương thực tế.
- Tỷ lệ giữ chân thành viên trên 90%.
8 bước: tiếp nhận kế hoạch → xây dựng phương án → lập kế hoạch chi tiết → phối hợp liên ban → triển khai truyền thông → tổ chức sự kiện → truyền thông sau sự kiện trong 24 giờ → báo cáo/lưu trữ trong 48 giờ.
- 100% chương trình được hỗ trợ theo kế hoạch.
- ≥5 bài trước sự kiện, ≥3 bài sau sự kiện.
- 100% có Video Highlight; sự kiện lớn thực hiện Livestream.
- Album ảnh hoàn thành trong 24 giờ; báo cáo tổng kết trong 48 giờ.
- Mức độ hài lòng của Ban tổ chức: ≥90%.
Nguyên tắc: độc lập, khách quan, trung thực, làm việc trên cơ sở bằng chứng, không can thiệp trực tiếp điều hành và bảo mật thông tin kiểm tra.
6 bước: lập kế hoạch kiểm tra → thu thập hồ sơ → thực hiện kiểm tra → lập biên bản → báo cáo Trưởng Nhóm trong 03 ngày → theo dõi khắc phục sau 07–30 ngày.
- 100% kế hoạch kiểm tra và báo cáo đúng tiến độ.
- 100% kiến nghị được theo dõi kết quả.
- Tỷ lệ khắc phục sai sót ≥90%.
- Không để vi phạm nghiêm trọng hoặc thất thoát kéo dài.
6 bước: tiếp nhận nhu cầu → phân tích mục tiêu/hiệu quả/chi phí → trình phương án → tổ chức thực hiện → giám sát giải ngân và chứng từ → quyết toán, so sánh dự toán và đánh giá hiệu quả.
- 100% khoản thu – chi có chứng từ và được phê duyệt.
- 100% báo cáo tài chính đúng hạn; không phát sinh thất thoát.
- Tỷ lệ chi đúng dự toán ≥95%.
- Mức độ hài lòng của các Ban về phối hợp ≥90%.
Giữ chữ tín, minh bạch và hợp tác cùng thắng
Nội quy xác định 05 giá trị cốt lõi của Nhóm; bộ văn hóa bổ sung các chuẩn mực ứng xử và 12 điều thành viên phải thực hiện.
12 điều thành viên phải thực hiện
Trung thành với mục tiêu chung
Đặt lợi ích chung và hình ảnh của Nhóm lên trước trong các hoạt động tập thể.
Giữ chữ Tín
Không hứa khi chưa chắc thực hiện; đã cam kết phải hoàn thành đúng thời gian và chất lượng.
Trung thực và minh bạch
Báo cáo đúng thực tế, minh bạch trong tài chính, hợp tác và phân chia quyền lợi.
Tôn trọng mọi thành viên
Không phân biệt quy mô doanh nghiệp hay chức vụ; lắng nghe và góp ý xây dựng.
Không cạnh tranh thiếu lành mạnh
Không cướp khách, phá giá, bôi nhọ hoặc lôi kéo thành viên vì lợi ích cá nhân.
Chia sẻ cơ hội
Ưu tiên chia sẻ nguồn việc, đối tác, kiến thức và kinh nghiệm trong Nhóm.
Kỷ luật
Thực hiện đúng Nội quy, Quy chế, Quy trình và quyết định của Ban Điều hành.
Hành động chuyên nghiệp
Đúng giờ, đúng hẹn, đúng trách nhiệm, đúng quy trình và đúng pháp luật.
Bảo mật
Bảo vệ thông tin khách hàng, báo giá, hợp đồng, dữ liệu nội bộ và chiến lược kinh doanh.
Hợp tác cùng thắng
Hướng tới khách hàng hài lòng, thành viên có lợi nhuận, đối tác có giá trị và Nhóm tăng uy tín.
Không ngừng học tập
Tham gia đào tạo, cập nhật kiến thức, chia sẻ kinh nghiệm và nâng cao năng lực.
Lan tỏa giá trị Nhóm
Mỗi thành viên là một đại sứ thương hiệu, giao tiếp văn minh và làm việc chuyên nghiệp.
10 giá trị ứng xử
5 chuẩn mực vàng của lãnh đạo
Không phát ngôn cảm tính, không hứa suông.
Chấp hành quy chế và quy trình trước.
Đánh giá theo kết quả, không thiên vị.
Công khai trong phạm vi được phép và chịu trách nhiệm.
Hỗ trợ, kết nối và tạo điều kiện để thành viên phát triển.
Những điều không được làm
- Gây chia rẽ, nói xấu thành viên, tranh giành khách hàng không đúng quy định.
- Tiết lộ thông tin nội bộ hoặc đưa thông tin sai sự thật.
- Lạm dụng uy tín/danh nghĩa Nhóm để trục lợi hoặc lừa đảo.
- Nhận hoa hồng trái quy định, báo cáo thiếu trung thực hoặc làm ảnh hưởng thương hiệu Nhóm.
5 Luôn · 5 Không
Luôn: tôn trọng · hợp tác · giữ chữ tín · hỗ trợ · phát triển.
Không: nói xấu · đổ lỗi · thất hứa · cạnh tranh thiếu lành mạnh · làm tổn hại uy tín Nhóm.
Tiêu chí lựa chọn & quy trình kết nạp
Phương châm: Đúng người – Đúng giá trị – Đúng văn hóa.
Tiêu chí bắt buộc
- Tư cách pháp lý: doanh nghiệp/hộ kinh doanh hoạt động hợp pháp, ngành nghề liên quan hoặc hỗ trợ xây dựng.
- Đạo đức kinh doanh: trung thực, giữ chữ tín, tôn trọng cam kết, không cạnh tranh thiếu lành mạnh.
- Tinh thần cộng đồng: sẵn sàng chia sẻ cơ hội và hợp tác cùng phát triển.
- Cam kết tham gia: sinh hoạt định kỳ, chấp hành Điều lệ/Nội quy/Quy chế và nghĩa vụ hội phí nếu có.
Tiêu chí ưu tiên
- Thương hiệu và uy tín tốt trên thị trường.
- Năng lực thi công tốt hoặc cung ứng vật tư ổn định.
- Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm.
- Khả năng kết nối đối tác rộng.
- Định hướng đồng hành lâu dài với cộng đồng.
Các trường hợp không tiếp nhận
- Có tiền sử lừa đảo hoặc chiếm dụng tài sản.
- Thiếu trung thực trong hoạt động kinh doanh.
- Thường xuyên vi phạm cam kết hoặc gây chia rẽ nội bộ.
- Có hành vi làm ảnh hưởng xấu đến uy tín Nhóm/Cộng đồng.
- Không tuân thủ Điều lệ của Nhóm sau thời gian nhắc nhở.
5 bước kết nạp
- Đăng ký gia nhập.
- Ban Thành viên tiếp nhận hồ sơ và xác minh thông tin.
- Phỏng vấn trực tiếp.
- Tham gia sinh hoạt thử từ 01 đến 03 tháng.
- Ban lãnh đạo xem xét và biểu quyết công nhận thành viên chính thức.
Cam kết thành viên
Tuân thủ Nội quy, Quy chế, Quy trình và Bộ Quy tắc Văn hóa; giữ chữ Tín, trung thực, đoàn kết, hợp tác và phát triển vì lợi ích chung.
Thành viên chịu trách nhiệm về hành vi khi hoạt động dưới danh nghĩa Nhóm và chấp nhận hình thức xử lý theo Quy chế nếu vi phạm.
Quy định báo cáo & theo dõi công việc
Bộ công cụ quản trị thống nhất cách báo cáo giữa các Ban, tập trung vào kết quả và số liệu.
Quy định báo cáo tháng
- Gửi báo cáo trước ngày họp 02 ngày.
- Báo cáo tối đa 01–02 trang/Ban.
- Tập trung: Kết quả, Số liệu, Tồn tại, Nguyên nhân, Giải pháp, Đề xuất.
- Nội dung chung: kết quả tháng, việc hoàn thành/chưa hoàn thành, khó khăn, đề xuất và kế hoạch tháng tới.
KPI theo Ban
- Thành viên: thành viên mới, hoạt động, nguồn việc, duy trì.
- Đối ngoại: đối tác, cuộc gặp, dự án, giá trị cơ hội, báo giá, đàm phán, hợp đồng.
- Truyền thông: bài viết, video, sự kiện, đối tác/thành viên được truyền thông, nguồn việc.
- Kinh tế: dự án, báo giá, giá trị ký, chi phí, lợi nhuận, công nợ.
- Kiểm soát: bình thường / cần theo dõi / cần xử lý ngay.
Dashboard Trưởng Nhóm & Ban Thư ký
Theo dõi 06 nhóm chỉ số: Thành viên · Đối tác · Nguồn việc · Giá trị cơ hội · Hợp đồng · Dự án triển khai.
Phiếu giao việc sau họp
Mỗi nhiệm vụ phải xác định rõ: